
จัดลำดับงานอย่างไรให้ชีวิตไม่ยุ่งเหยิง
เขียนโดย ยิ้มเก่ง
วันที่ 01.09.2020
เชื่อว่า หลายคนเคยผ่านจุดยุ่งเหยิงกับอะไรสักอย่างในชีวิตมาหรือกำลังเผชิญหน้ากับความเร่งรีบอยู่ในทุกๆวัน โดยเฉพาะกับเรื่องของ “งาน” ที่มักจะถาโถมเข้ามาอย่างไม่มีวันหยุดพักพร้อมกับประโยคที่ว่า “อันนี้สำคัญมาก…งานนี้เอาด่วนวันนี้…งานนี้เอาไม่เกินพรุ่งนี้” เมื่อทุกอย่างด่วนหมดคุณจะจัดลำดับอย่างไรดีละ
ในชีวิตที่เต็มไปด้วยความเร่งด่วน คุณเคยลองถามตัวเองกันไหมว่า “สิ่งที่คุณกำลังทำอยู่นั้นทำเพราะมันสำคัญ หรือทำเพราะมันเร่งด่วนกันแน่ …
วันนี้เราจึงอยากแชร์ “การจัดการเวลาตามลำดับความสำคัญ" (ถูกออกแบบโดย Stephen Covey) แบ่งได้ 4 รูปดังนี้
(Q1) Quadrant 1 สำคัญและเร่งด่วน (Important and Urgent)
คุณลองนึกภาพตามว่ามันจะเหมือนกับ “งานดับเพลิง” ไฟที่กำลังลุกไหม้ต้องรีบดับในทันที ซึ่งในงานลักษณะนี้อาจเป็น “งานที่กำลังถึง Deadline” เกิดจากการที่คุณไม่ได้จัดการก่อนที่จะเกิดปัญหา ซึ่งส่งผลให้งานพอกพูนขึ้นเรื่อยๆนั้นเอง ดังนั้นวิธีที่จะช่วยบรรเทาไม่ให้เกิด Q1 มากจนเกินไป คือ “การทำงานแบบเชิงรุก” ที่คุณต้องวางแผนจัดการงานก่อนล่วงหน้าก่อนที่งานมารุมอยู่ที่วันสุดท้ายจนกลายเป็นงานเผา
(Q2) Quadrant 2 สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important but not Urgent)
นี่คือพื้นที่ที่คุณควรอยู่มากที่สุด เพราะ Q2 คือลำดับที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน ซึ่งแปลว่าจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความเร่งด่วนในอนาคตได้ รวมถึงเรื่องของการพัฒนาตนเองที่อยากจะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ซึ่งการใช้เวลากับส่วนนี้จะช่วยให้คุณสามารถสมดุลชีวิตได้ดียิ่งขึ้น เพราะคุณสามารถแบ่งสรรตนเองได้ดีจนมีเวลามากพอในการทำงานให้ออกมามีประสิทธิภาพ และยังมีเวลาดูแลตนเองหรือคนรอบข้างได้อีกด้วย
(Q3) Quadrant 3 ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Not Important but Urgent)
หลายคนใช้เวลากับส่วนนี้มากทำให้สับสนระหว่างสิ่งเร่งด่วนกับสิ่งสำคัญ หรือบางครั้งใช้เวลาไปกับสิ่งเร่งด่วนที่ไม่สำคัญมากเกินไป จนส่งผลให้เป็นคนที่โฟกัสอะไรในช่วงระยะเวลาสั้นๆ ไปกับการจัดการวิกฤตเหล่านั้น งานลักษณะนี้มักจะเป็น “งานที่ชอบแทรกเข้ามา” เช่น เสียงโทรศัพท์เข้าหรืออีเมลเข้า ขณะที่คุณกำลังร่วมการประชุม แต่คุณเลือกที่จะรับโทรศัพท์ที่รู้ว่าสำคัญไหม แต่เพียงเพราะมันเร่งด่วน ดังนั้นการวางแผนจะมีประโยชน์ถ้าคุณสามารถพิจารณาได้ว่าอะไรที่คนอื่นสามารถทำแทนคุณได้ แล้วคุณได้นำเวลาไปจัดการกับสิ่งที่สำคัญกว่า
(Q4) Quadrant 4 ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not Urgent and Not Important)
นี่ถือเป็นส่วนที่เสียเวลาในชีวิต ซึ่งถ้าเป็นในเรื่องของงานไม่ควรใช้เวลาไปกับสิ่งนี้มากนัก เพราะมันไม่ได้ช่วยทำให้คุณสามารถบรรลุเป้าหมายได้ ซึ่งมักจะเป็นงานเล็กๆน้อยๆ ดังนั้นคุณควรคิดว่างานไหนที่ทั้งไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน คุณควรจะตัดออกไปให้ได้มากที่สุด ถ้าอยากทำก็ต้องทำหลังจากที่จัดการกับงานในส่วนอื่นๆ เสร็จเรียบร้อยก่อน
แล้ว Q1-Q4 ส่วนไหนที่ทำแล้ว จะทำให้ชีวิตคุณดีขึ้นทันที?
คำตอบคือ Q2 เพราะการวางแผนลงมือทำในสิ่งที่สำคัญมากๆ นอกจากช่วยให้ชีวิตคุณดีขึ้น ยังช่วยป้องกันไม่ให้สิ่งเหล่านั้นกลายเป็นเหตุการณ์ด่วนหรือว่าฉุกเฉินในอนาคตที่คุณอาจควบคุมไม่ได้ ซึ่งในที่นี้ไม่ได้หมายถึงแค่เรื่องงาน แต่รวมถึงการใช้ชีวิตประจำวัน การดูแลตัวเอง การออกกำลังกาย หรือการแบ่งเวลาให้กับคนรอบข้าง
การจัดลำดับความสำคัญในการใช้ชีวิตจะประสบความสำเร็จไม่ได้เลย ถ้าคุณยังไม่ชัดเจนว่าอะไรคือเป้าหมายในระยะยาวของคุณ หรือการไม่ลองทำก็คงไม่เห็นผลเช่นกัน
ดังนั้นเราอยากให้คุณลองเอากระดาษมาลองแบ่งเป็น 4 ส่วน ทำตามภาพด้านล่าง เราหวังว่าบทความนี้จะทำให้คุณสามารถจัดการเวลาและแบ่งเวลาไปทำในสิ่งที่คุณต้องการได้ตามเป้าหมายนะคะ

Relate Blog
ครอบคลุม สะดวก และไม่จำกัดพื้นที่กับ Payment ระบบเก็บข้อมูลการชำระเงินลูกค้า
กลยุทธ์ Customer Retention ที่ควรทำให้สำเร็จในปี 2021 (1/3)
ถอดรหัสแฟชั่น Genderless ที่ไม่แคร์ไม่ได้ !!!
Business Insight ที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการ SME ประหยัดเวลาชีวิต
จุดวัดผล (ที่ใช่) ในช่วงวิกฤต 'วิเคราะห์คู่แข่ง เข้าใจลูกค้า'
CRM GOAL ฉบับ smileSME จำนวนคนเท่าเดิม แต่ประสิทธิภาพมากขึ้น
15 เคล็ดลับเพิ่มโอกาสให้ลูกค้าจดจำแบรนด์ได้ (ใช้ได้จริง)
ข้อเท็จจริง "วัฒนธรรมองค์กร" (Company Culture) ทำไมถึงสำคัญ?
Sustainable Business วิธีทำธุรกิจให้ชนะใจผู้บริโภคแบบ Forever Better