เชื่อว่า หลายคนเคยผ่านจุดยุ่งเหยิงกับอะไรสักอย่างในชีวิตมาหรือกำลังเผชิญหน้ากับความเร่งรีบอยู่ในทุกๆวัน  โดยเฉพาะกับเรื่องของ “งาน” ที่มักจะถาโถมเข้ามาอย่างไม่มีวันหยุดพักพร้อมกับประโยคที่ว่า “อันนี้สำคัญมาก…งานนี้เอาด่วนวันนี้…งานนี้เอาไม่เกินพรุ่งนี้” เมื่อทุกอย่างด่วนหมดคุณจะจัดลำดับอย่างไรดีละ 

 

 

 

ในชีวิตที่เต็มไปด้วยความเร่งด่วน คุณเคยลองถามตัวเองกันไหมว่า “สิ่งที่คุณกำลังทำอยู่นั้นทำเพราะมันสำคัญ หรือทำเพราะมันเร่งด่วนกันแน่ …

 

 

 

วันนี้เราจึงอยากแชร์ “การจัดการเวลาตามลำดับความสำคัญ" (ถูกออกแบบโดย Stephen Covey) แบ่งได้ 4 รูปดังนี้

 

 

 

คุณลองนึกภาพตามว่ามันจะเหมือนกับ “งานดับเพลิง” ไฟที่กำลังลุกไหม้ต้องรีบดับในทันที ซึ่งในงานลักษณะนี้อาจเป็น “งานที่กำลังถึง Deadline” เกิดจากการที่คุณไม่ได้จัดการก่อนที่จะเกิดปัญหา ซึ่งส่งผลให้งานพอกพูนขึ้นเรื่อยๆนั้นเอง ดังนั้นวิธีที่จะช่วยบรรเทาไม่ให้เกิด Q1 มากจนเกินไป คือ “การทำงานแบบเชิงรุก” ที่คุณต้องวางแผนจัดการงานก่อนล่วงหน้าก่อนที่งานมารุมอยู่ที่วันสุดท้ายจนกลายเป็นงานเผา 

 

 

 

นี่คือพื้นที่ที่คุณควรอยู่มากที่สุด เพราะ Q2 คือลำดับที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน ซึ่งแปลว่าจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความเร่งด่วนในอนาคตได้ รวมถึงเรื่องของการพัฒนาตนเองที่อยากจะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ซึ่งการใช้เวลากับส่วนนี้จะช่วยให้คุณสามารถสมดุลชีวิตได้ดียิ่งขึ้น เพราะคุณสามารถแบ่งสรรตนเองได้ดีจนมีเวลามากพอในการทำงานให้ออกมามีประสิทธิภาพ และยังมีเวลาดูแลตนเองหรือคนรอบข้างได้อีกด้วย

 

 

 

หลายคนใช้เวลากับส่วนนี้มากทำให้สับสนระหว่างสิ่งเร่งด่วนกับสิ่งสำคัญ หรือบางครั้งใช้เวลาไปกับสิ่งเร่งด่วนที่ไม่สำคัญมากเกินไป จนส่งผลให้เป็นคนที่โฟกัสอะไรในช่วงระยะเวลาสั้นๆ ไปกับการจัดการวิกฤตเหล่านั้น งานลักษณะนี้มักจะเป็น “งานที่ชอบแทรกเข้ามา” เช่น เสียงโทรศัพท์เข้าหรืออีเมลเข้า ขณะที่คุณกำลังร่วมการประชุม แต่คุณเลือกที่จะรับโทรศัพท์ที่รู้ว่าสำคัญไหม แต่เพียงเพราะมันเร่งด่วน ดังนั้นการวางแผนจะมีประโยชน์ถ้าคุณสามารถพิจารณาได้ว่าอะไรที่คนอื่นสามารถทำแทนคุณได้ แล้วคุณได้นำเวลาไปจัดการกับสิ่งที่สำคัญกว่า

 

 

 

นี่ถือเป็นส่วนที่เสียเวลาในชีวิต ซึ่งถ้าเป็นในเรื่องของงานไม่ควรใช้เวลาไปกับสิ่งนี้มากนัก เพราะมันไม่ได้ช่วยทำให้คุณสามารถบรรลุเป้าหมายได้ ซึ่งมักจะเป็นงานเล็กๆน้อยๆ ดังนั้นคุณควรคิดว่างานไหนที่ทั้งไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน คุณควรจะตัดออกไปให้ได้มากที่สุด ถ้าอยากทำก็ต้องทำหลังจากที่จัดการกับงานในส่วนอื่นๆ เสร็จเรียบร้อยก่อน 

 

 

 

 

คำตอบคือ Q2 เพราะการวางแผนลงมือทำในสิ่งที่สำคัญมากๆ นอกจากช่วยให้ชีวิตคุณดีขึ้น ยังช่วยป้องกันไม่ให้สิ่งเหล่านั้นกลายเป็นเหตุการณ์ด่วนหรือว่าฉุกเฉินในอนาคตที่คุณอาจควบคุมไม่ได้ ซึ่งในที่นี้ไม่ได้หมายถึงแค่เรื่องงาน แต่รวมถึงการใช้ชีวิตประจำวัน การดูแลตัวเอง การออกกำลังกาย หรือการแบ่งเวลาให้กับคนรอบข้าง 

 

 

 

การจัดลำดับความสำคัญในการใช้ชีวิตจะประสบความสำเร็จไม่ได้เลย ถ้าคุณยังไม่ชัดเจนว่าอะไรคือเป้าหมายในระยะยาวของคุณ หรือการไม่ลองทำก็คงไม่เห็นผลเช่นกัน